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Web-Meetings effizient planen und moderieren

Web-Meetings ermöglichen Team-Besprechungen über jede räumliche Distanz hinweg. Ganz ähnlich wie an einem Konferenztisch, treffen sich die Kollegen in einem virtuellen Sitzungsraum. Ähnlich – und doch anders!

Netviewer hat die Expertin für Web-Moderation Katja Königstein nach dem Geheimnis professioneller Web-Moderation gefragt. Das Problem bei Web-Meetings: Die non-verbalen Kommunikationskanäle wie Körpersprache sind bei einem Online-Meeting weitgehend abgeschnitten. Die Kunst der Web-Moderation liege deshalb darin, die Funktionen nonverbaler Kommunikation auf andere Kanäle umzuleiten.

„Wie geht es Ihnen z. B., wenn Sie die Gesichtsausdrücke Ihrer Kollegen nur im „Hanuta-Format“ gepixelt auf Ihrem Bildschirm sehen? Sie können spontane Reaktionen kaum erkennen und wenn die Web-Cam ganz abgeschaltet ist, sehen Sie nicht einmal, ob überhaupt noch jemand zuhört“, beschreibt Katja Königstein die Situation im Web-Meeting.

Die besondere Herausforderung für Web-Moderatoren besteht darin, diese Stimmungen und Situationen sichtbar und damit transparent zu machen. Gegenüber Netviewer hat die Kommunikationsexpertin fünf Expertentipps für effizientere Web-Meetings verraten:

1. Seien Sie wählerisch mit der Wahl der Tagesordnungspunkte
Überlegen Sie genau, welche Inhalte Sie im Web-Meeting mit Ihren Kollegen besprechen müssen. Stellen Sie Ihre Agenda für ein Online-Meeting genauso gründlich auf, wie Sie es auch für ein reales Meeting tun würden. Definieren Sie ein klares Ziel für die Webkonferenz, das allen Teilnehmern bewusst ist.

2. Starten Sie immer mit einer Einstiegsrunde als „Eisbrecher“
„Runde“ bedeutet, dass alle zur Wort kommen – reihum. Bewährt haben sich Einstiegsfragen wie z. B. „Ich bin mit dem heutigen Meeting zufrieden, wenn…“

Bitten Sie alle Teilnehmer, den Satz zu vervollständigen, entweder über den Sprachkanal oder im Text-Chat. So machen Sie Stimmungen und Erwartungen in der Gruppe transparent.

3. Holen Sie regelmäßig Rückmeldungen ein
Da Sie die Körpersprache der Kollegen nicht oder nur ausschnittsweise sehen können, sollten Sie Rückmeldungen regelmäßig auf anderem Wege einholen. Nutzen Sie dazu verschiedene Frage- und Visualisierungstechniken. Geeignet sind kurze Umfragen, Stimmungsbilder auf dem Whiteboard oder auch die Einbindung des Text-Chats.

4. Teilen Sie sich die Moderations-Arbeit mit den Kollegen
Ein Web-Moderator muss multitaskingfähig sein – ohne Zweifel. Er muss aber nicht alles alleine machen. Ernennen Sie z.B. einen Co-Moderator als „Wächter des Chats“, damit Sie keine wichtigen Chat-Beiträge übersehen und sich ganz auf die Moderation konzentrieren können.

5. Führen Sie „Offene Fragen“- und „To-do“-Listen
Öffnen Sie immer eine Datei für „offene Fragen“ und eine „To-Do“-Liste, und bitten Sie je einen Kollegen, die erste Spalte während des Meetings auszufüllen. Am Ende des Meetings werden dann die Aufgaben verteilt. Diese Liste dient dann im nächsten Web-Meeting zur Überprüfung. Sie können die Aufgaben auch gleich in Outlook anlegen und verteilen. Das erhöht Ihre Effizienz zusätzlich.

Wenn Sie diese Regeln beachten, können Sie die Effizienz Ihrer Web-Meetings erheblich steigern und zu einer guten Arbeitsatmosphäre im Team beitragen.

Katja Königstein ist zertifizierte Tele-Tutorin, Online-Trainerin und Inhaberin der Firma ‚Katja Königstein Web-Moderation‘. Weitere Informationen rund um Web-Moderation finden Sie unter:
www.katja-koenigstein.de

Webinare mit Katja Königstein finden Sie im Online Event Kalender von Netviewer. Erfahren Sie z. B. mehr zum Thema digitale Moderation im Webinar „Webinare professionell konzipieren und moderieren“ am 25.01.2011 um 10.30 Uhr.